Inom offentlig förvaltning använder man ofta begreppet dokumenthanteringsplan. Med dokumenthanteringsplan redogör man för de olika typer av dokument man hanterar och hur de skall hanteras över tid.
Ett exempel kan vara…
| Typ | Gallring | Kommentar |
|---|---|---|
| Ansökningshandlingar, erhållen tjänst | Bevaras | |
| Momskvitton, personliga utlägg, samtliga löneunderlag | 10 år | Närarkiv 3 år, därefter arkivet. |
| Loggar över systemfel och felmeddelande/larm i IT-infrastrukturen (s.k. systemlogg). | 3 mån |
Det kan vara klokt för alla att ha en tydlig dokumenthanteringsplan även privata bolag.
Tänk va mycket lättare det är att ta fram efterfrågade dokument när man har en sådan plan.